Qui utilise ces modules et comment y accéder
Les équipes de production, de vente et de bureau utilisent une même identité personnelle pour le temps et les frais. Les parcours ci-dessous décrivent la cible. Application mobile, accès sans e-mail, bornes partagées et saisie hors ligne sont des exigences en développement, pas une déclaration de disponibilité.
Personnel de production
Au début du poste, s’identifier sur une borne fournie par l’employeur ou dans l’application mobile, puis démarrer le travail. Enregistrer les pauses et la fin du poste, y compris la nuit. Ni téléphone personnel ni e-mail ne doivent être obligatoires. La borne revient à l’écran verrouillé après chaque action et ne révèle jamais les heures, justificatifs ou comptes des collègues.
Pour un achat ponctuel, par exemple du matériel convenu ou un déplacement, joindre le justificatif dans l’application ou dans une session privée sur un appareil de l’entreprise. En cas d’aide, une personne autorisée indique qui a payé, qui a saisi la demande et pourquoi ; le salarié confirme avant l’envoi. Un responsable ne peut pas demander le remboursement d’un collègue en son propre nom. Cette saisie assistée reste à développer.
Vente et équipes itinérantes
Entre les visites clients, utiliser l’application iOS ou Android pour démarrer ou corriger le temps, choisir un projet, distinguer déplacement professionnel et privé, puis photographier le justificatif. Vérifier montant, devise, catégorie et payeur avant l’envoi. Une visite ou une position GPS ne devient pas automatiquement du travail approuvé. Le traitement des déplacements suit la règle convenue avec l’employeur.
Sans réseau, conserver les événements horaires et brouillons de frais de façon sécurisée sur l’appareil, avec la mention « pas encore synchronisé ». La reconnexion ne doit créer ni heures ni demandes en double. Un échec de téléversement conserve le brouillon ; l’envoi attend la confirmation du serveur et les pièces obligatoires. Aucun élément hors ligne ne peut apparaître approuvé ou remboursé.
Personnel de bureau
Utiliser l’application web sur ordinateur pour saisir le temps, l’affecter aux projets, vérifier la semaine et joindre les justificatifs. L’application mobile est facultative pour les reçus ou le travail hors du bureau. L’e-mail professionnel est pratique, mais le poste de travail ne détermine ni l’identité ni les droits. Confirmation du temps et envoi des frais restent deux actions distinctes.
Créer un compte sans e-mail professionnel
Comportement actuel du code : inscription, invitations et récupération du mot de passe reposent sur une identité e-mail. Une adresse personnelle convient au champ ; le schéma d’inscription n’impose pas de domaine d’entreprise. Le formulaire d’invitation peut omettre l’adresse, déjà fournie par l’invitation. Ce n’est pas une inscription sans e-mail. L’accès par téléphone seul, matricule ou borne n’est pas implémenté.
Exigence cible : un administrateur crée ou importe le salarié dans la bonne organisation, lui attribue un responsable, un lieu de travail, un horaire et des modules, puis remet un code d’activation à usage unique en personne ou par un canal approuvé. Le salarié active son propre compte, choisit sa langue et définit un accès privé. Aucun e-mail fictif, compte partagé du responsable, téléphone personnel ou abonnement acheté par le salarié n’est requis. Le code ne permet jamais de choisir librement employeur ou rôle.
Récupération, appareils partagés et départ
Connexion proposée : code d’organisation, identifiant salarié et secret personnel. Un PIN court est réservé aux bornes d’entreprise enregistrées, avec limite de tentatives et session restreinte ; un matricule ou badge seul ne prouve pas l’identité. Les codes expirent après 48 heures ou une utilisation. Après vérification d’identité, un administrateur autorisé peut délivrer un remplacement et révoquer les sessions ; chaque récupération est tracée. Ne jamais afficher ni envoyer l’ancien secret.
Un appareil perdu peut être révoqué sans supprimer les données du salarié. Au départ, retirer l’accès à l’organisation et refuser les actions mobiles en attente ; transmettre temps et frais non réglés au responsable et au référent finance désignés. Les RH définissent comment remettre ses relevés à l’ancien salarié. Un changement d’employeur ne doit jamais donner accès aux données de l’ancienne organisation.
Périmètre de l’application et validation
La direction déjà retenue est une application React Native pour iOS et Android, en complément du web. Première version salariée proposée : activation et connexion, temps et pauses, corrections, revue hebdomadaire, justificatifs, envoi et suivi des frais. Responsables et administrateurs commencent sur le web. L’installation sur un appareil personnel est facultative ; l’employeur fournit une alternative utilisable. Version native, accès sans e-mail et borne nécessitent chacun une validation.
Avant le déploiement, démontrer trois parcours complets : un salarié de production sans e-mail ni téléphone termine un poste et envoie un justificatif ; un commercial enregistre visite et reçu hors ligne, synchronisés une seule fois ; un salarié de bureau corrige sa semaine et suit un remboursement. Vérifier les quatre langues, erreurs compréhensibles, clavier et lecteur d’écran, confidentialité entre utilisateurs de la borne et décisions visibles sans notification e-mail. Il s’agit de critères de lancement, pas de tests déjà réussis.
