Wer das nutzt und wie der Zugang funktioniert
Beschäftigte in Produktion, Verkauf und Büro nutzen dieselbe persönliche Identität für Zeit und Spesen. Die folgenden Abläufe beschreiben das Zielbild. Mobile Nutzung, Zugang ohne E-Mail, gemeinsame Terminals und Offline-Erfassung sind Anforderungen in Entwicklung; ihre Beschreibung bestätigt keine Verfügbarkeit.
Produktion
Zu Schichtbeginn am bereitgestellten Terminal oder in der mobilen App persönlich anmelden und die Arbeit starten. Pausen und Schichtende erfassen, auch bei Nachtschichten. Ein privates Telefon oder eine E-Mail-Adresse darf keine Voraussetzung sein. Nach jeder Aktion kehrt das Terminal zum gesperrten Startbildschirm zurück; Zeiten, Belege und Konten anderer Personen bleiben verborgen.
Für gelegentliche Auslagen wie vereinbarte Ausrüstung oder Reisen den Beleg in der App oder in einer privaten Sitzung auf einem Firmengerät erfassen. Bei Unterstützung hält eine berechtigte Person fest, wer bezahlt und wer den Antrag warum erfasst hat; die betroffene Person bestätigt ihn vor dem Einreichen. Vorgesetzte dürfen fremde Erstattungen nicht als eigene beantragen. Unterstützte Erfassung ist geplant.
Verkauf und Aussendienst
Zwischen Kundenbesuchen die iOS- oder Android-App nutzen: Zeit starten oder korrigieren, ein Projekt wählen, Arbeitsreisen von privaten Wegen unterscheiden und Belege sofort fotografieren. Betrag, Währung, Kategorie und zahlende Person vor dem Einreichen prüfen. Ein Besuch oder GPS-Standort darf nicht automatisch als genehmigte Arbeitszeit gelten. Welche Reisezeit zählt, richtet sich nach der vereinbarten Unternehmensregel.
Ohne Empfang Zeitereignisse und Belegentwürfe geschützt auf dem Gerät halten und als «noch nicht synchronisiert» kennzeichnen. Beim Wiederverbinden dürfen keine doppelten Zeiten oder Anträge entstehen. Fehlgeschlagene Uploads bleiben erneut versuchbar; die Einreichung wartet auf Serverbestätigung und erforderliche Belege. Offline-Einträge dürfen nicht als genehmigt oder erstattet erscheinen.
Büro
Die Web-App am Computer für tägliche Zeiterfassung, Projektzuordnung, Wochenprüfung und Beleg-Upload nutzen. Die mobile App ist optional für Belege oder Arbeit unterwegs. Eine Firmen-E-Mail ist praktisch, aber der Arbeitsplatz darf weder Identität noch Berechtigungen bestimmen. Zeitbestätigung und Speseneinreichung bleiben getrennte Aktionen.
Konto ohne Firmen-E-Mail
Aktueller Quellcode: Registrierung, Einladungen und Passwortwiederherstellung beruhen auf einer E-Mail-Identität. Eine private Adresse erfüllt das Adressfeld; das Registrierungsschema verlangt keine Firmendomäne. Im Einladungsformular kann das Feld fehlen, weil die Einladung die Adresse bereits enthält. Das ist keine Registrierung ohne E-Mail. Anmeldung nur per Telefon, Personalnummer oder Terminal ist noch nicht umgesetzt.
Zielanforderung: Eine Administration erfasst oder importiert die Person in die richtige Organisation, weist Führungskraft, Arbeitsort, Arbeitsplan und Module zu und übergibt einen einmaligen Aktivierungscode persönlich oder über einen freigegebenen Kanal. Die Person aktiviert ihr eigenes Konto, wählt die Sprache und setzt ein privates Anmeldemittel. Weder erfundene E-Mail noch geteiltes Vorgesetztenkonto, privates Telefon oder eigener Abokauf sind erforderlich. Der Code darf keine freie Wahl von Arbeitgeber oder Rolle erlauben.
Wiederherstellung, gemeinsame Geräte und Austritt
Vorgeschlagene Anmeldung: Organisationscode, Mitarbeiterkennung und privates Anmeldemittel. Eine kurze PIN ist auf registrierte Firmenterminals mit Versuchslimit und eingeschränkter Sitzung begrenzt; Personalnummer oder Ausweis allein beweisen die Identität nicht. Aktivierungscodes verfallen nach 48 Stunden oder einmaliger Nutzung. Nach Identitätsprüfung kann eine berechtigte Administration Ersatz ausstellen und alte Sitzungen widerrufen; jede Wiederherstellung wird protokolliert. Alte Zugangsdaten niemals anzeigen oder per E-Mail versenden.
Ein verlorenes Gerät lässt sich sperren, ohne Datensätze der Person zu löschen. Beim Austritt den Organisationszugang entziehen und vorgemerkte mobile Aktionen zurückweisen; offene Zeiten und Spesen an die zuständige Führungskraft und Finanzverantwortung übergeben. HR legt fest, wie ehemalige Mitarbeitende ihre eigenen Abrechnungen erhalten. Ein Arbeitgeberwechsel darf niemals Datenzugriff auf die frühere Organisation vermitteln.
App-Umfang und Abnahme
Die bestehende Produktentscheidung sieht eine React-Native-App für iOS und Android neben der Web-App vor. Vorgeschlagener erster Mitarbeiterumfang: Aktivierung und Anmeldung, Zeiten und Pausen, Korrekturen, Wochenprüfung, Belegerfassung, Speseneinreichung und Status. Führungskräfte und Administration starten im Web. Installation auf Privatgeräten bleibt freiwillig; der Arbeitgeber stellt eine nutzbare Alternative bereit. Native Version, Zugang ohne E-Mail und Terminalbetrieb brauchen jeweils eine eigene Abnahme.
Vor dem Rollout drei vollständige Abläufe nachweisen: Eine Person aus der Produktion ohne E-Mail und Telefon schliesst eine Schicht ab und reicht einen Beleg ein; eine Person aus dem Aussendienst erfasst Besuch und Beleg offline und synchronisiert genau einmal; eine Person aus dem Büro korrigiert eine Woche und verfolgt die Erstattung. Alle vier Oberflächensprachen, verständliche Fehler, Tastatur- und Screenreader-Zugang, Datenschutz beim Terminalwechsel und sichtbare Entscheidungen ohne E-Mail prüfen. Das sind Freigabekriterien, keine abgeschlossenen Tests.
