Spezifikation Spesenmanagement

Wer das nutzt und wie der Zugang funktioniert

Beschäftigte in Produktion, Verkauf und Büro nutzen dieselbe persönliche Identität für Zeit und Spesen. Die folgenden Abläufe beschreiben das Zielbild. Mobile Nutzung, Zugang ohne E-Mail, gemeinsame Terminals und Offline-Erfassung sind Anforderungen in Entwicklung; ihre Beschreibung bestätigt keine Verfügbarkeit.

Produktion

Zu Schichtbeginn am bereitgestellten Terminal oder in der mobilen App persönlich anmelden und die Arbeit starten. Pausen und Schichtende erfassen, auch bei Nachtschichten. Ein privates Telefon oder eine E-Mail-Adresse darf keine Voraussetzung sein. Nach jeder Aktion kehrt das Terminal zum gesperrten Startbildschirm zurück; Zeiten, Belege und Konten anderer Personen bleiben verborgen.

Für gelegentliche Auslagen wie vereinbarte Ausrüstung oder Reisen den Beleg in der App oder in einer privaten Sitzung auf einem Firmengerät erfassen. Bei Unterstützung hält eine berechtigte Person fest, wer bezahlt und wer den Antrag warum erfasst hat; die betroffene Person bestätigt ihn vor dem Einreichen. Vorgesetzte dürfen fremde Erstattungen nicht als eigene beantragen. Unterstützte Erfassung ist geplant.

Verkauf und Aussendienst

Zwischen Kundenbesuchen die iOS- oder Android-App nutzen: Zeit starten oder korrigieren, ein Projekt wählen, Arbeitsreisen von privaten Wegen unterscheiden und Belege sofort fotografieren. Betrag, Währung, Kategorie und zahlende Person vor dem Einreichen prüfen. Ein Besuch oder GPS-Standort darf nicht automatisch als genehmigte Arbeitszeit gelten. Welche Reisezeit zählt, richtet sich nach der vereinbarten Unternehmensregel.

Ohne Empfang Zeitereignisse und Belegentwürfe geschützt auf dem Gerät halten und als «noch nicht synchronisiert» kennzeichnen. Beim Wiederverbinden dürfen keine doppelten Zeiten oder Anträge entstehen. Fehlgeschlagene Uploads bleiben erneut versuchbar; die Einreichung wartet auf Serverbestätigung und erforderliche Belege. Offline-Einträge dürfen nicht als genehmigt oder erstattet erscheinen.

Büro

Die Web-App am Computer für tägliche Zeiterfassung, Projektzuordnung, Wochenprüfung und Beleg-Upload nutzen. Die mobile App ist optional für Belege oder Arbeit unterwegs. Eine Firmen-E-Mail ist praktisch, aber der Arbeitsplatz darf weder Identität noch Berechtigungen bestimmen. Zeitbestätigung und Speseneinreichung bleiben getrennte Aktionen.

Konto ohne Firmen-E-Mail

Aktueller Quellcode: Registrierung, Einladungen und Passwortwiederherstellung beruhen auf einer E-Mail-Identität. Eine private Adresse erfüllt das Adressfeld; das Registrierungsschema verlangt keine Firmendomäne. Im Einladungsformular kann das Feld fehlen, weil die Einladung die Adresse bereits enthält. Das ist keine Registrierung ohne E-Mail. Anmeldung nur per Telefon, Personalnummer oder Terminal ist noch nicht umgesetzt.

Zielanforderung: Eine Administration erfasst oder importiert die Person in die richtige Organisation, weist Führungskraft, Arbeitsort, Arbeitsplan und Module zu und übergibt einen einmaligen Aktivierungscode persönlich oder über einen freigegebenen Kanal. Die Person aktiviert ihr eigenes Konto, wählt die Sprache und setzt ein privates Anmeldemittel. Weder erfundene E-Mail noch geteiltes Vorgesetztenkonto, privates Telefon oder eigener Abokauf sind erforderlich. Der Code darf keine freie Wahl von Arbeitgeber oder Rolle erlauben.

Wiederherstellung, gemeinsame Geräte und Austritt

Vorgeschlagene Anmeldung: Organisationscode, Mitarbeiterkennung und privates Anmeldemittel. Eine kurze PIN ist auf registrierte Firmenterminals mit Versuchslimit und eingeschränkter Sitzung begrenzt; Personalnummer oder Ausweis allein beweisen die Identität nicht. Aktivierungscodes verfallen nach 48 Stunden oder einmaliger Nutzung. Nach Identitätsprüfung kann eine berechtigte Administration Ersatz ausstellen und alte Sitzungen widerrufen; jede Wiederherstellung wird protokolliert. Alte Zugangsdaten niemals anzeigen oder per E-Mail versenden.

Ein verlorenes Gerät lässt sich sperren, ohne Datensätze der Person zu löschen. Beim Austritt den Organisationszugang entziehen und vorgemerkte mobile Aktionen zurückweisen; offene Zeiten und Spesen an die zuständige Führungskraft und Finanzverantwortung übergeben. HR legt fest, wie ehemalige Mitarbeitende ihre eigenen Abrechnungen erhalten. Ein Arbeitgeberwechsel darf niemals Datenzugriff auf die frühere Organisation vermitteln.

App-Umfang und Abnahme

Die bestehende Produktentscheidung sieht eine React-Native-App für iOS und Android neben der Web-App vor. Vorgeschlagener erster Mitarbeiterumfang: Aktivierung und Anmeldung, Zeiten und Pausen, Korrekturen, Wochenprüfung, Belegerfassung, Speseneinreichung und Status. Führungskräfte und Administration starten im Web. Installation auf Privatgeräten bleibt freiwillig; der Arbeitgeber stellt eine nutzbare Alternative bereit. Native Version, Zugang ohne E-Mail und Terminalbetrieb brauchen jeweils eine eigene Abnahme.

Vor dem Rollout drei vollständige Abläufe nachweisen: Eine Person aus der Produktion ohne E-Mail und Telefon schliesst eine Schicht ab und reicht einen Beleg ein; eine Person aus dem Aussendienst erfasst Besuch und Beleg offline und synchronisiert genau einmal; eine Person aus dem Büro korrigiert eine Woche und verfolgt die Erstattung. Alle vier Oberflächensprachen, verständliche Fehler, Tastatur- und Screenreader-Zugang, Datenschutz beim Terminalwechsel und sichtbare Entscheidungen ohne E-Mail prüfen. Das sind Freigabekriterien, keine abgeschlossenen Tests.

Erfassung und Belegprüfung

Aktuell: Mitarbeitende erstellen eigene Entwürfe mit Händler, Datum, Betrag in Organisationswährung, Kategorie und Zahlungsart. Beschreibung, Beleg, Projekt und Kennzeichnung als verrechenbar ergänzen den Kontext; Fremdwährungsbetrag und -währung können separat erhalten bleiben. Kategorien umfassen Reisen, Verpflegung, Unterkunft, Transport, Software, Büromaterial, Bewirtung, Weiterbildung, Ausrüstung und Sonstiges.

Aktuell: Scans von JPEG, PNG, WebP oder PDF benötigen Spesen und KI. Der Multipart-Scanner akzeptiert Dateien bis 10 MiB. Er erfasst grundlegende Spesenfelder sowie Lieferanten-/Kundendaten, Rechnungsdaten und -nummern, Steueraufschlüsselungen, Positionen, Zahlungsdetails, lesbaren Originaltext und zusätzliche Feldpaare. Rechnungsbeträge bleiben in der Rechnungswährung. Der Originalbeleg bleibt erhalten; erkannte Felder sind korrigierbar.

Aktuell: Der Extraktionsvertrag verlangt null für unbekannte Werte, Warnungen bei Mehrdeutigkeit und keine erfundenen Daten, Währungen oder Steuern. Das ist eine Modellanweisung, keine Richtigkeitsgarantie. Mitarbeitende prüfen jedes Feld vor Speichern oder Einreichen; manuelle Erfassung bleibt ohne KI möglich. Erforderlich: Unlesbare und gemischte Rechnungen testen, Warnungen zeigen, Entwürfe bei Fehlern behalten und Vorschläge nie als Genehmigung behandeln. Eine gescannte Gutschrift begründet noch keinen unterstützten Rückerstattungsprozess.

Beträge, Währungen und zahlende Person

Aktuell: Private Mittel und Firmenkarte sind getrennte Zahlungsarten. Ein Fremdwährungsbeleg behält Originalbetrag und -währung; ein Wechselkursdienst rechnet jedoch nicht automatisch um. Die Person muss den Betrag in Organisationswährung prüfen und eingeben; ein Scan kann zunächst die fremde Zahl in dieses Feld übernehmen. Die Kennzeichnung als verrechenbar markiert eine mögliche Kundenbelastung und erstellt keine Rechnung.

Erforderlich: Beide Währungscodes neben den Beträgen anzeigen und die Fremdwährungsumrechnung ausdrücklich bestätigen lassen. Kurs, Datum, Quelle oder manuelle Begründung sowie Rundung festhalten. Bei EUR 100 mit CHF 95 Erstattung verwenden Prüfung, Regeln und Finanzsummen CHF 95; der Beleg bleibt EUR 100. Bei Änderung der Standardwährung die Währung jedes historischen Betrags erhalten. Verschiedene Währungen nicht addieren und Kartenausgaben nicht als Forderung der Person behandeln.

Kategorieregeln und Ausnahmen

Aktuell: Die Administration legt gesperrte Kategorien, Höchstbeträge und Belegschwellen fest. Eine gesperrte Kategorie oder ein fehlender Beleg bei einem Betrag strikt oberhalb der Belegschwelle verhindert die Einreichung. Über dem Höchstbetrag wird gewarnt; Einreichung zur Prüfung bleibt möglich. Genau auf der Schwelle greift «oberhalb» nicht. Ohne konfigurierte Kategorieregel besteht keine entsprechende Einschränkung.

Erforderlich: Jeden Verstoss erläutern und bei blockierter Einreichung den Entwurf behalten. Die bei Einreichung und Prüfung verwendete Regelversion zeigen; Änderungen dürfen historische Entscheidungen nicht stillschweigend umdeuten. Genehmigungen über dem Limit brauchen eine Begründung. Ausnahmen ohne Beleg benötigen zuständige Prüfung und Nachweise, keinen erfundenen Anhang. Versionierung und Ausnahmeverfahren sind vorgeschlagen; aktuell werden Warnungen beim Lesen und Sperren beim Einreichen geprüft.

Entwurf, Prüfung und Erstattung

Aktuell: Neue Anträge sind Entwürfe. Eigentümer können Entwürfe und abgelehnte Anträge bearbeiten oder löschen und einreichen. Beide wechseln zu Eingereicht; vorige Entscheidungsfelder werden geleert. Prüfer wechseln zu Genehmigt oder Abgelehnt; das Formular verlangt bei Ablehnung eine Notiz. Mitarbeitende korrigieren und reichen erneut ein. Normale Mitarbeitende können eingereichte, genehmigte oder erstattete Anträge nicht ändern. Die Administration kann Anträge ausser Entwürfen auch bei eigenen Auslagen statusneutral korrigieren; das erlaubt keine Selbstgenehmigung.

Aktuell: Nur die Administration kann genehmigte privat bezahlte Anträge nach externer Zahlung als Erstattet markieren. Firmenkartenanträge enden bei Genehmigt und können nicht erstattet werden. Niemand darf eigene Anträge genehmigen, ablehnen oder als erstattet markieren. Erforderlich: Alle Entscheidungen und erneuten Einreichungen historisieren, veraltete oder wiederholte Übergänge sicher abweisen und «genehmigt, Zahlung ausstehend» getrennt von «erstattet» zeigen. Zahlungsdatum und Referenz erfassen; die Markierung löst keine Banküberweisung aus.

Verantwortung von Mitarbeitenden, Führung und Finanzen

Aktuell: Mitarbeitende verwalten ihre eigenen bearbeitbaren Anträge. Führungskräfte prüfen Personen in ihrer Führungshierarchie, die Administration die Organisation. Berichte und Excel-Export verwenden denselben Prüfumfang. Das Spesenmodul muss aktiviert sein. Eine Finanzstellenbezeichnung gewährt keine Rechte: Erstattungsmarkierungen benötigen aktuell Administrationsrechte; Selbstprüfung ist ausgeschlossen.

Erforderlich: Stellvertretung bei Abwesenheit und andere Prüfer für eigene Anträge von Führung und Administration benennen. Fehlen sie, bleibt der Antrag bis zu einer berechtigten Organisationsentscheidung offen; Selbstprüfsperren nicht umgehen. Eine auf Zahlungsnachverfolgung und relevante Berichte begrenzte Finanzberechtigung ist vorgeschlagen. Prüf- und Zahlungsfristen je Organisation setzen, überfällige Vorgänge zeigen und erinnern oder eskalieren, ohne automatisch zu genehmigen.

Berichte, Korrekturen und Finanzübergabe

Aktuell: Berichte filtern Datum, Kategorie und Status und summieren nach Kategorie, Person, Status und Monat. Excel enthält Spesen- und Originalbeträge, Zahlungsart, Status, Projekt und Prüfer sowie über die Spesen-ID verknüpfte Blätter für Positionen, Steuern, Zusatzfelder und Originaltext. Administrationskorrekturen speichern Vorher/Nachher sowie Person/Zeitpunkt atomar, weisen veraltete Versionen zurück und zeigen die Historie. Genehmigungs- und Erstattungsstatus bleiben erhalten. Berichte mit Entwürfen oder Ablehnungen sind kein Zahlbestand; Zahlungen und Buchhaltungssynchronisation werden nicht ausgeführt.

Erforderlich: Finanzen erhält einen identifizierbaren Lauf genehmigter, noch unbezahlter Privatauslagen mit IDs, Währungen und Status, abgestimmt auf den Bericht. Erneuter Export darf keine weitere Zahlung verursachen. Karten und bezahlte Anträge trennen. Geänderte genehmigte Zahlbeträge benötigen Grund und erneute Prüfung; erstattete Anträge eine explizite Korrekturbuchung mit Erhalt des bezahlten Betrags. Die aktuelle Historie genügt dafür nicht, weil Änderungen den Status erhalten. Periodenabschluss, Zahlungsdatum/-referenz und Zahlungslaufkontrollen bleiben vorgeschlagen.

Datenschutz und Produktgrenzen

Erforderlich: Belege ebenso streng schützen wie Anträge, einschliesslich Anhangslinks, Exporten und Gerätecaches. Zeigen, was zur KI-Verarbeitung übermittelt wird, und bei deaktiviertem oder fehlgeschlagenem Scan manuelle Erfassung anbieten. Keine dauerhaften Standortdaten, privaten Aktivitäten oder Bankzugangsdaten für Zeit- oder Spesenerfassung sammeln. Aufbewahrung, berechtigte Löschung, Audit-Aufbewahrung und Zugang nach Austritt vor dem Rollout vereinbaren; hier wird keine Frist zugesagt.

Diese Spezifikation liefert keine nativen Apps, Konten ohne E-Mail, Terminals, Offline-Synchronisation, Kilometersätze, Pauschalen, Vorschüsse, geteilten Anträge, automatische Dublettenerkennung, Steuer-/MWST-Ermittlung, Bankzahlungen oder Buchhaltungsintegrationen. Das Lesen gedruckter Steuer- und Rechnungsdaten bestimmt keine steuerliche Berechtigung. KI genehmigt weder Ausgaben noch Erstattungen.

Abnahmeszenarien für Spesen

Freigabekriterien: Einen privat bezahlten Antrag von Entwurf über Ablehnung, Korrektur und Genehmigung bis zur Erstattung nachweisen; Firmenkartenanträge enden bei Genehmigung. Bei Maximum 100 und Belegschwelle 50 löst 50 ohne Beleg die Schwelle nicht aus, 50.01 hingegen schon; 100.01 mit Beleg warnt, bleibt aber einreichbar. EUR 100 / CHF 95, fehlgeschlagenen Scan mit manueller Ergänzung, fehlgeschlagenen Upload und Offline-Wiederholung ohne Dubletten prüfen.

Zusätzlich nachweisen: Führungskräfte sehen keine fremden Teams oder Belege, andere Organisationen erhalten weder Anhänge noch Exporte, niemand prüft eigene Anträge. Abwesende Prüfer, gleichzeitige Entscheidungen, Betragskorrektur nach Genehmigung, Austritt mit offener Erstattung und wiederholten Export prüfen. Gespeicherte Historie, sichtbaren Status und abgestimmte Finanzsummen zeigen. Diese Szenarien definieren das Soll; ihre erfolgreiche Durchführung muss vor dem Rollout nachgewiesen werden.