Specifica di gestione delle spese

Chi usa questi moduli e come accede

Produzione, vendite e ufficio usano la stessa identità personale per ore e spese. I percorsi seguenti descrivono il risultato previsto. App mobile, accesso senza e-mail, terminali condivisi e registrazione offline sono requisiti in sviluppo, non una dichiarazione di disponibilità.

Personale di produzione

A inizio turno, identificarsi su un terminale fornito dal datore di lavoro o nell’app mobile e avviare il lavoro. Registrare pause e fine turno, anche durante la notte. Non devono essere necessari un telefono personale o un indirizzo e-mail. Dopo ogni operazione il terminale torna alla schermata bloccata, senza mostrare ore, ricevute o account altrui.

Per acquisti occasionali, come attrezzatura concordata o trasferte, allegare la ricevuta nell’app o in una sessione privata su un dispositivo aziendale. Se serve assistenza, una persona autorizzata registra chi ha pagato, chi ha inserito la richiesta e perché; il lavoratore conferma prima dell’invio. Un responsabile non può richiedere a proprio nome il rimborso di un collega. La registrazione assistita è prevista.

Vendite e personale sul campo

Tra una visita e l’altra, usare l’app iOS o Android per avviare o correggere le ore, scegliere un progetto, distinguere viaggi di lavoro e privati e fotografare subito la ricevuta. Verificare importo, valuta, categoria e pagatore prima dell’invio. Una visita o una posizione GPS non diventa automaticamente lavoro approvato. Il trattamento dei tempi di viaggio segue la politica concordata con il datore di lavoro.

Senza connessione, conservare in modo sicuro sul dispositivo eventi orari e bozze di spesa, indicandoli come «non ancora sincronizzati». La riconnessione non deve duplicare ore o richieste. Un caricamento fallito conserva la bozza per un nuovo tentativo; l’invio attende la conferma del server e gli allegati obbligatori. Nessun elemento offline può risultare approvato o rimborsato.

Personale d’ufficio

Usare l’app web sul computer per registrare le ore, attribuirle ai progetti, verificare la settimana e caricare le ricevute. L’app mobile è facoltativa per ricevute o lavoro lontano dalla scrivania. L’e-mail aziendale è comoda, ma la postazione non deve determinare identità o diritti. Conferma delle ore e invio delle spese restano operazioni separate.

Creare un account senza e-mail aziendale

Comportamento attuale del codice: registrazione, inviti e recupero della password dipendono da un’identità e-mail. Il campo accetta un indirizzo personale; lo schema non richiede un dominio aziendale. Il modulo d’invito può omettere l’indirizzo perché è già presente nell’invito. Non è una registrazione senza e-mail. Accesso solo telefonico, matricola e terminale non sono implementati.

Requisito previsto: un amministratore crea o importa il lavoratore nell’organizzazione corretta, assegna responsabile, sede, orario e moduli e consegna un codice di attivazione monouso di persona o tramite un canale approvato. Il lavoratore attiva il proprio account, sceglie la lingua e imposta una credenziale privata. Non servono e-mail fittizie, account condivisi del responsabile, telefoni personali o abbonamenti acquistati dal lavoratore. Il codice non permette di scegliere autonomamente datore di lavoro o ruolo.

Recupero, dispositivi condivisi e uscita dall’azienda

Accesso proposto: codice organizzazione, identificativo del lavoratore e credenziale privata. Un PIN breve è limitato ai terminali aziendali registrati, con tentativi limitati e sessione ristretta; matricola o badge da soli non provano l’identità. I codici scadono dopo 48 ore o un utilizzo. Dopo verifica dell’identità, un amministratore autorizzato può emettere un sostituto e revocare le sessioni; ogni recupero è tracciato. Non mostrare né inviare la vecchia credenziale.

Un dispositivo perso può essere revocato senza eliminare i dati del lavoratore. All’uscita revocare l’accesso all’organizzazione e rifiutare le operazioni mobili in coda; assegnare ore e spese aperte al responsabile e al referente finanziario. HR definisce come consegnare i prospetti personali agli ex dipendenti. Un cambio di datore di lavoro non deve mai consentire accesso ai dati della precedente organizzazione.

Ambito dell’app e accettazione

La direzione già stabilita prevede un’app React Native per iOS e Android oltre al web. Prima versione dipendenti proposta: attivazione e accesso, ore e pause, correzioni, revisione settimanale, ricevute, invio e stato delle spese. Responsabili e amministratori iniziano sul web. L’installazione su dispositivi personali è facoltativa; il datore di lavoro fornisce un’alternativa utilizzabile. Versione nativa, accesso senza e-mail e terminale richiedono verifiche di accettazione separate.

Prima del rilascio dimostrare tre percorsi completi: un lavoratore di produzione senza e-mail né telefono chiude un turno e invia una ricevuta; un commerciale registra visita e ricevuta offline e sincronizza una sola volta; un impiegato corregge la settimana e segue un rimborso. Verificare le quattro lingue, errori comprensibili, tastiera e lettore di schermo, riservatezza al cambio utente sul terminale e decisioni visibili senza e-mail. Sono criteri di rilascio, non test già superati.

Registrazione e verifica della ricevuta

Attuale: il dipendente crea una bozza con esercente, data, importo nella valuta dell’organizzazione, categoria e metodo di pagamento. Descrizione, ricevuta, progetto e indicatore fatturabile aggiungono contesto; importo e valuta originali possono essere conservati separatamente. Le categorie comprendono viaggi, pasti, alloggio, trasporti, software, cancelleria, rappresentanza, formazione, attrezzature e altri acquisti.

Attuale: la lettura di JPEG, PNG, WebP o PDF richiede Spese e IA. Il lettore multipart accetta file fino a 10 MiB. Estrae campi di spesa, dati di fornitore/cliente, date e numeri fattura, ripartizioni fiscali, righe, dettagli di pagamento, testo leggibile e campi aggiuntivi. Gli importi dettagliati restano nella valuta della fattura. L’allegato originale è conservato e i campi estratti sono correggibili.

Attuale: il contratto di estrazione richiede null per valori sconosciuti, avvisi per ambiguità e nessuna data, valuta o imposta inventata. È un’istruzione al modello, non una garanzia di correttezza. Il dipendente verifica ogni campo; l’inserimento manuale resta disponibile senza IA. Richiesto: provare documenti illeggibili o multipli, mostrare avvisi, conservare la bozza in caso di errore e non trattare suggerimenti come approvazioni. Leggere una nota di credito non significa supportare un flusso di rimborso del fornitore.

Importi, valute e pagatore

Attuale: fondi personali e carta aziendale sono metodi distinti. Una ricevuta estera conserva importo e valuta originali, senza conversione automatica tramite un servizio di cambio. Il dipendente deve verificare e inserire l’importo nella valuta dell’organizzazione; la scansione può inizialmente copiarvi il totale numerico estero. L’indicatore fatturabile segnala un possibile addebito al cliente e non genera una fattura.

Richiesto: mostrare entrambi i codici valuta accanto agli importi e richiedere conferma esplicita della conversione. Registrare tasso, data, fonte o motivazione manuale e arrotondamento. Per EUR 100 rimborsati come CHF 95, approvazione, regole e totali usano CHF 95, mentre la ricevuta resta EUR 100. Conservare la valuta di ogni importo storico se cambia quella predefinita. Non sommare valute diverse né trattare le spese su carta come somme dovute al dipendente.

Regole per categoria ed eccezioni

Attuale: gli amministratori configurano categorie bloccate, importo massimo e soglia per la ricevuta. Una categoria bloccata o una ricevuta mancante per un importo strettamente superiore alla soglia impedisce l’invio. Superare il massimo genera un avviso ma consente la revisione. Alla soglia esatta la condizione «superiore» non si attiva. Una categoria senza regola configurata non ha restrizioni di categoria.

Richiesto: spiegare ogni violazione e mantenere la bozza se l’invio è bloccato. Mostrare la versione delle regole usata all’invio e alla revisione; le modifiche non riscrivono le decisioni storiche. Un’approvazione oltre il limite richiede una motivazione registrata. Un’eccezione senza ricevuta richiede un revisore designato e prove, non un allegato inventato. Versionamento ed eccezioni sono proposti; oggi gli avvisi sono calcolati alla lettura e i blocchi all’invio.

Bozza, revisione e rimborso

Attuale: una richiesta nasce come Bozza. L’autore modifica o elimina Bozza e Rifiutata e le invia. L’invio porta a Inviata e cancella i precedenti campi decisionali. Il revisore passa ad Approvata o Rifiutata; il modulo richiede una nota di rifiuto. Il dipendente corregge e reinvia. I dipendenti ordinari non modificano Inviata, Approvata o Rimborsata. Gli amministratori possono correggere richieste non in bozza, anche proprie, mantenendo lo stato; ciò non consente l’auto-approvazione.

Attuale: solo un amministratore può segnare come Rimborsata una richiesta Approvata pagata personalmente, dopo il pagamento esterno a Flipp. Le richieste su carta aziendale terminano ad Approvata. Nessuno può approvare, rifiutare o segnare rimborsata la propria richiesta. Richiesto: conservare ogni decisione e reinvio, gestire in sicurezza transizioni obsolete o ripetute e distinguere «approvata, in attesa di pagamento» da «rimborsata». Registrare data e riferimento del pagamento; la marcatura non avvia mai un bonifico.

Responsabilità di dipendenti, responsabili e finanza

Attuale: i dipendenti gestiscono le proprie richieste modificabili. I responsabili esaminano la gerarchia gestita, gli amministratori l’organizzazione. Report ed esportazione Excel applicano lo stesso ambito. Il modulo Spese deve essere attivo. Un titolo professionale in finanza non concede accesso: segnare un rimborso richiede oggi permessi amministrativi, senza revisione delle proprie richieste.

Richiesto: nominare un sostituto e un approvatore diverso per richieste di responsabili e amministratori. Se manca, mantenere la richiesta in attesa di una decisione organizzativa autorizzata, senza aggirare il divieto di autorevisione. Proporre un permesso finanziario limitato a pagamenti e report pertinenti. Impostare scadenze di revisione e pagamento, mostrare le code scadute e sollecitare o inoltrare senza approvazione automatica.

Report, correzioni e passaggio alla finanza

Attuale: i report filtrano date, categoria e stato e riepilogano per categoria, autore, stato e mese. Excel contiene importi, metodo di pagamento, stato, progetto e revisore, più fogli di righe, imposte, campi aggiuntivi e testo collegati per ID spesa. Le correzioni amministrative registrano atomicamente valori precedenti e nuovi, autore e data, rifiutano versioni obsolete e mostrano lo storico. Mantengono approvazione e rimborso. I report con bozze o rifiuti non sono saldi da pagare; non eseguono pagamenti o sincronizzazione contabile.

Richiesto: la finanza riceve un lotto identificabile di richieste personali approvate e non pagate, con ID, valute e stati riconciliati al report. Riesportare non deve causare un altro pagamento. Separare carte e richieste pagate. Modificare un importo approvato richiede motivo e nuova revisione; una richiesta rimborsata necessita di una rettifica che preservi l’importo pagato. Lo storico attuale non basta perché mantiene lo stato. Chiusura, data/riferimento di pagamento e controlli dei lotti restano proposti.

Riservatezza e limiti del prodotto

Richiesto: proteggere ricevute come richieste, inclusi link agli allegati, export e cache dei dispositivi condivisi. Mostrare i dati inviati all’IA e consentire l’inserimento manuale se la lettura è disabilitata o fallisce. Non raccogliere posizione continua, attività personali o credenziali bancarie per registrare ore o spese. Concordare conservazione, eliminazione autorizzata, conservazione dell’audit e accesso dopo l’uscita prima del rilascio; qui non si promette alcuna durata.

Questa specifica non consegna app native, account senza e-mail, terminali, sincronizzazione offline, tariffe chilometriche, diarie, anticipi, richieste frazionate, rilevamento automatico dei duplicati, determinazione fiscale/IVA, pagamenti o integrazioni contabili. Leggere imposte stampate non determina l’ammissibilità fiscale. L’IA non autorizza spese né rimborsi.

Scenari di accettazione delle spese

Criteri di rilascio: dimostrare una richiesta pagata personalmente dalla bozza al rifiuto, correzione, approvazione e rimborso; una carta aziendale si ferma all’approvazione. Con massimo 100 e soglia ricevuta 50, 50 senza ricevuta non attiva la soglia, 50.01 sì, e 100.01 con ricevuta genera avviso ma consente invio. Verificare EUR 100 / CHF 95, scansione fallita completata manualmente, caricamento fallito e ritentativo offline senza duplicati.

Dimostrare anche che un responsabile non vede richieste o ricevute di altri team, un’altra organizzazione non ottiene allegati o export e nessuno revisiona la propria richiesta. Provare revisore assente, decisioni concorrenti, correzione dell’importo approvato, uscita con richiesta non pagata ed export ripetuto. Mostrare storico persistito, stato visibile al lavoratore e totali riconciliati. Sono risultati richiesti; il loro superamento deve essere dimostrato prima del rilascio.