Chi usa questi moduli e come accede
Produzione, vendite e ufficio usano la stessa identità personale per ore e spese. I percorsi seguenti descrivono il risultato previsto. App mobile, accesso senza e-mail, terminali condivisi e registrazione offline sono requisiti in sviluppo, non una dichiarazione di disponibilità.
Personale di produzione
A inizio turno, identificarsi su un terminale fornito dal datore di lavoro o nell’app mobile e avviare il lavoro. Registrare pause e fine turno, anche durante la notte. Non devono essere necessari un telefono personale o un indirizzo e-mail. Dopo ogni operazione il terminale torna alla schermata bloccata, senza mostrare ore, ricevute o account altrui.
Per acquisti occasionali, come attrezzatura concordata o trasferte, allegare la ricevuta nell’app o in una sessione privata su un dispositivo aziendale. Se serve assistenza, una persona autorizzata registra chi ha pagato, chi ha inserito la richiesta e perché; il lavoratore conferma prima dell’invio. Un responsabile non può richiedere a proprio nome il rimborso di un collega. La registrazione assistita è prevista.
Vendite e personale sul campo
Tra una visita e l’altra, usare l’app iOS o Android per avviare o correggere le ore, scegliere un progetto, distinguere viaggi di lavoro e privati e fotografare subito la ricevuta. Verificare importo, valuta, categoria e pagatore prima dell’invio. Una visita o una posizione GPS non diventa automaticamente lavoro approvato. Il trattamento dei tempi di viaggio segue la politica concordata con il datore di lavoro.
Senza connessione, conservare in modo sicuro sul dispositivo eventi orari e bozze di spesa, indicandoli come «non ancora sincronizzati». La riconnessione non deve duplicare ore o richieste. Un caricamento fallito conserva la bozza per un nuovo tentativo; l’invio attende la conferma del server e gli allegati obbligatori. Nessun elemento offline può risultare approvato o rimborsato.
Personale d’ufficio
Usare l’app web sul computer per registrare le ore, attribuirle ai progetti, verificare la settimana e caricare le ricevute. L’app mobile è facoltativa per ricevute o lavoro lontano dalla scrivania. L’e-mail aziendale è comoda, ma la postazione non deve determinare identità o diritti. Conferma delle ore e invio delle spese restano operazioni separate.
Creare un account senza e-mail aziendale
Comportamento attuale del codice: registrazione, inviti e recupero della password dipendono da un’identità e-mail. Il campo accetta un indirizzo personale; lo schema non richiede un dominio aziendale. Il modulo d’invito può omettere l’indirizzo perché è già presente nell’invito. Non è una registrazione senza e-mail. Accesso solo telefonico, matricola e terminale non sono implementati.
Requisito previsto: un amministratore crea o importa il lavoratore nell’organizzazione corretta, assegna responsabile, sede, orario e moduli e consegna un codice di attivazione monouso di persona o tramite un canale approvato. Il lavoratore attiva il proprio account, sceglie la lingua e imposta una credenziale privata. Non servono e-mail fittizie, account condivisi del responsabile, telefoni personali o abbonamenti acquistati dal lavoratore. Il codice non permette di scegliere autonomamente datore di lavoro o ruolo.
Recupero, dispositivi condivisi e uscita dall’azienda
Accesso proposto: codice organizzazione, identificativo del lavoratore e credenziale privata. Un PIN breve è limitato ai terminali aziendali registrati, con tentativi limitati e sessione ristretta; matricola o badge da soli non provano l’identità. I codici scadono dopo 48 ore o un utilizzo. Dopo verifica dell’identità, un amministratore autorizzato può emettere un sostituto e revocare le sessioni; ogni recupero è tracciato. Non mostrare né inviare la vecchia credenziale.
Un dispositivo perso può essere revocato senza eliminare i dati del lavoratore. All’uscita revocare l’accesso all’organizzazione e rifiutare le operazioni mobili in coda; assegnare ore e spese aperte al responsabile e al referente finanziario. HR definisce come consegnare i prospetti personali agli ex dipendenti. Un cambio di datore di lavoro non deve mai consentire accesso ai dati della precedente organizzazione.
Ambito dell’app e accettazione
La direzione già stabilita prevede un’app React Native per iOS e Android oltre al web. Prima versione dipendenti proposta: attivazione e accesso, ore e pause, correzioni, revisione settimanale, ricevute, invio e stato delle spese. Responsabili e amministratori iniziano sul web. L’installazione su dispositivi personali è facoltativa; il datore di lavoro fornisce un’alternativa utilizzabile. Versione nativa, accesso senza e-mail e terminale richiedono verifiche di accettazione separate.
Prima del rilascio dimostrare tre percorsi completi: un lavoratore di produzione senza e-mail né telefono chiude un turno e invia una ricevuta; un commerciale registra visita e ricevuta offline e sincronizza una sola volta; un impiegato corregge la settimana e segue un rimborso. Verificare le quattro lingue, errori comprensibili, tastiera e lettore di schermo, riservatezza al cambio utente sul terminale e decisioni visibili senza e-mail. Sono criteri di rilascio, non test già superati.
