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Spesenabrechnungen, die mit dem Beleg beginnen
Das Schwierige an einer Spesenabrechnung ist nie das Formular. Es ist der Beleg, der mit in die Waschmaschine ging.
Der Beleg ist der Engpass
Spesenprozesse scheitern meist an derselben Stelle: Ein Papierbeleg muss eine Hosentasche, eine Reise und einen Monat überleben, bevor ihn jemand erfasst. Abrechnungen kommen spät, werden auf Vertrauen freigegeben oder fallen weg.
Jeder Schritt danach, Freigabe, Rückerstattung und Auswertung, erbt das, was am Anfang verloren ging.
Erfassen im Moment der Ausgabe
Mit der Flipp App fotografiert man den Beleg beim Bezahlen, ergänzt Betrag, Währung und Zahlungsmittel und schickt die Abrechnung los, bevor man das Geschäft verlässt.
Das Bild bleibt bei der Abrechnung, sodass die freigebende Person sieht, was gekauft wurde, ohne nach dem Beleg zu fragen.
Optionale KI-Auslesung
Wenn eine Organisation das KI-Modul aktiviert hat, sendet ein angeforderter Scan den Beleg an OpenAI, um die Spesenangaben auszulesen. Die einreichende Person prüft diese Werte, bevor etwas gespeichert wird.
Die Auslesung ist eine Erleichterung, keine Voraussetzung. Spesen lassen sich von Hand erfassen, und Organisationen, die keine Dokumente an Dritte senden möchten, lassen das Modul aus.
Freigabe und Rückerstattung
Eingereichte Abrechnungen gehen an die zuständige freigebende Person, mit Betrag, Beschreibung und Beleg an einem Ort. Entscheidungen und der Stand der Rückerstattung werden auf der Abrechnung festgehalten.
Ob eine bestimmte Abrechnung den Originalbeleg auf Papier weiterhin braucht, ist eine Richtlinien- und Steuerfrage Ihrer Organisation. Flipp bewahrt das Bild auf, entscheidet aber nicht über Ihre Aufbewahrungspflichten.
Häufige Fragen
- Kann ich einen Beleg fotografieren, statt das Papier aufzubewahren?
- Flipp bewahrt das Bild bei der Abrechnung auf. Ob das Original weiterhin erforderlich ist, richtet sich nach den Richtlinien Ihrer Organisation und dem Steuerrecht Ihrer Rechtsordnung, nicht nach der App.
- Liest Flipp meine Belege automatisch aus?
- Nur wenn Ihre Organisation das KI-Modul aktiviert hat und Sie einen Scan anfordern. Andernfalls werden Spesenangaben von Hand erfasst.
- Wohin geht ein gescannter Beleg?
- Ein angeforderter Scan wird zur Auslesung an OpenAI gesendet, und das Bild wird bei der Abrechnung im Arbeitsbereich Ihrer Organisation gespeichert.
- Wer gibt eine Spesenabrechnung frei?
- Die von Ihrer Organisation festgelegte freigebende Person. Freigaben und der Stand der Rückerstattung werden auf der Abrechnung festgehalten, und die Freigabe ist im Web oder in der App möglich.
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